Binnen veel bedrijven wordt het intranet ingezet om informatie te verspreiden binnen het bedrijf. Hierbij kun je denken aan nieuws, een bedrijfsagenda met bijvoorbeeld bedrijfsuitjes, documenten zoals personeelsgids etc. Bij veel organisaties zien we nog dat de informatie en documentatie wordt verzonden vanuit de communicatieafdeling en dat de medewerkers zelf naast het bekijken van de informatie, weinig interactie met elkaar hebben middels het intranet. Het intranet zoals we dit nu hebben beschreven zien wij als het “traditionele intranet”. Het gebruik van een intranet binnen Office 365 kan veel meer betekenen voor een bedrijf en haar medewerkers. Door een intranet aan te bieden middels Office 365 en daarbij de mogelijkheden van Office 365 goed te benutten, kan er gesproken worden van “de nieuwe digitale werkplek” i.p.v. het “traditionele intranet”.

Succesfactoren

Om het intranet als een digitale werkplek in te zetten zijn er een aantal factoren van belang die cruciaal zijn. Medewerkers gaan automatisch de nieuwe digitale werkplek gebruiken wanneer de behoeften die zij hebben binnen hun werk wordt ingevuld. Je kunt het vergelijken met bijvoorbeeld Facebook en LinkedIn. Waarom? Niemand wordt gedwongen het te gebruiken, toch gebruiken veel mensen het zonder dat ze er uitleg bij nodig hebben. Waarom? Het voldoet aan de behoeften en is gemakkelijk in gebruik!

Met Office 365 hebben medewerkers veel tools tot hun beschikking. De volgende factoren spelen een belangrijke rol om Office 365 in te zetten om de overstap te maken van een intranet naar een digitale werkplek:

1. Ondersteuning voor samenwerking

Wanneer iemand zoekt naar een bepaald onderwerp, dan helpt Office 365 je optimaal. Je krijgt
de gerelateerde content m.b.t. dat onderwerp aangeboden, maar tevens ook aanbevelingen van
collega’s die je daarbij zouden kunnen helpen.

Daarnaast biedt de nieuwe digitale werkplek binnen Office 365 verschillende mogelijkheden m.b.t. samenwerken zoals het tegelijkertijd in hetzelfde document kunnen werken, het gezamenlijk kunnen werken aan team gerelateerde documenten.

2. Makkelijk en snel kunnen delen van informatie

Men wil vaak niet alleen informatie en documentatie toegezonden krijgen via het intranet, maar deze informatie ook kunnen delen. De nieuwe digitale werkplek biedt mogelijkheden om gericht informatie te delen met o.a. teams, individuele personen, maar daarnaast ook de social mogelijkheden zoals het kunnen reageren op posts, het kunnen liken van berichten en reacties. Wanneer iemand wordt genoemd in een post of een reactie, dan wordt deze persoon middels een notificatie op de hoogte gebracht. Automatische notificaties zorgen er vervolgens voor dat men direct op de hoogte wordt gebracht en kan reageren.

3. Versnellen van nieuwe ideeën

Met de nieuwe werkplek is het simpel om nieuwe ideeën met elkaar te delen. Iemand maakt bijvoorbeeld een bericht met het idee wat de persoon heeft en deelt dit met een collega, binnen zijn team of zelfs de gehele organisatie. Wanneer er goedkeuring van bijv. een manager benodigd is om het idee verder uit te werken kan de manager genoemd worden in het bericht zodat de manager direct op de hoogte wordt gesteld en eenvoudig erop kan reageren.

4. Verhoogde productiviteit

Het gebruik van Office 365 zorgt ervoor dat medewerkers productiever kunnen werken. De social aspecten binnen Office 365 brengen informatie naar de medewerker toe i.p.v. dat de informatie door de medewerker gezocht / opgehaald dient te worden. Delve is een nieuwe manier van zoeken naar informatie binnen Office 365. Naast het klassieke zoeken naar informatie (documenten en personen) komt Delve zelf met een aantal suggesties op maat. Men kan informatie en bestanden op elk moment veilig bekijken, delen en eraan samenwerken met het team dankzij de integratie van services voor het opslaan en delen van bestanden in de cloud. De lijst met je recentelijk gebruikte documenten reist met je mee, zodat je op elk apparaat kunt verdergaan waar je gebleven was. Gebruikers kunnen daarnaast snel en laagdrempelig met elkaar communiceren middels Skype for Business. De apps van Office 365 zijn vanaf verschillende locaties en apparaten beschikbaar zodat je ze altijd bij de hand hebt.

5. Prettig ogend design

Office 365 biedt veel mogelijkheden om het design er super aantrekkelijk uit te laten zien. In tegenstelling tot de classic sites wordt er steeds meer ingezet op de ontwikkeling van de modern pages. Met de introductie van deze pagina’s zijn de wiki ogende pagina’s waarmee we zo lang te maken hebben gehad met de eerdere SharePoint versies verleden tijd. De modern pages bieden de mogelijkheid om elke pagina er gelikt uit te laten zien. Het is erg gemakkelijk om er webparts op toe te voegen waarmee tevens het tonen van informatie vanuit andere apps bijvoorbeeld PowerBI een simpele handeling is geworden. De modern pages zijn geschikt om op verschillende apparaten er even fantastisch uit te zien. Naast de ontwikkelingen binnen Office 365 die zich in een snel tempo opvolgen zijn er oplossingen beschikbaar op de markt waarmee je als bedrijf binnen mum van tijd een intranet tot de beschikking hebt met een erg mooi design. Een voorbeeld waar wij zelf partner van zijn is Wizdom.

6. Document Management

Het omgaan met documenten en het samenwerken aan documenten binnen bijvoorbeeld projecten en teams zijn voor veel medewerkers een belangrijk onderdeel binnen hun werk. Vaak zit binnen het intranet van tegenwoordig het Document Management verweven en blijft het voor medewerkers daardoor een belangrijke reden het intranet te bezoeken.

We zien dat SharePoint meer naar “de achtergrond” verdwijnt binnen Office 365 sinds Teams zijn intrede heeft gedaan, Teams heeft al snel draagvlak gevonden bij veel organisaties. Dit betekend niet dat SharePoint verdwenen is uit Office 365. SharePoint biedt veel functionaliteiten die verlangd worden van een goed Document Management Systeem. De functionaliteiten die SharePoint biedt kunnen de gehele lifecycle van een document ondersteunen:

  • Samen werken aan documenten (zowel intern als extern)
  • Tegelijkertijd in hetzelfde document werken
  • Auditing om te bekijken wie wat heeft gedaan met een document
  • Versiebeheer
  • Uitgebreide zoek mogelijkheden op o.a. metadata en verfijningen van resultaten
  • Beveiligen van documenten
  • Taggen, filteren en sorteren van documenten
  • Meerdere doorkijken naar documenten (weergaven)
  • Unieke documentnummers waarmee documenten verplaatst kunnen worden zonder dat er meerdere versies van het bestand ontstaan.
  • Werkstromen die het mogelijk maken werkprocessen te ondersteunen
  • Archiveren van documenten en het toepassen van bewaarbeleid en vernietigingsbeleid.

7. Zoeken en vinden

Zoeken en daarmee het kunnen vinden van de content die je wilde vinden klinkt voor veel mensen als een vanzelfsprekendheid. Ondanks de geavanceerde mogelijkheden die SharePoint en Office 365 bieden horen wij helaas nog regelmatig bij onze klanten dat zij het vinden van de juiste content lastig vinden. Microsoft heeft veel verbeteringen aangebracht binnen Office 365 waardoor Graph de content die voor een eindgebruiker mogelijk interessant kan zijn zelf al aanbrengt. Vanuit de praktijk ervaren wij nog steeds dat bedrijven gebaat zijn bij een juiste configuratie van het zoeken binnen SharePoint en Office 365. Men heeft vaak behoefte aan verfijningen die gebaseerd zijn op hun eigen tags of hun processen. Het advies is daarom ook om het zoeken goed in te regelen / configureren  (ook al is dit out of the box al erg krachtig binnen Office 365). Veel organisaties hebben te maken met een hybride omgeving, dit betekend dat een deel van de omgeving nog on premises (“in huis”) draait en het andere deel in de cloud (Office 365), hierbij dienen configuratie keuzen te worden gemaakt hoe om te gaan met het zoeken zelf (hoe gaan we zoeken?) en de zoekresultaten (wat willen we zien?). Belangrijk is om dit in te regelen voordat een livegang gepland staat, want als dit niet naar behoren werkt zal het gebruik snel verminderen.

8. Navigatie

Binnen Office 365 wordt er steeds meer automatisch informatie en content naar de gebruiker toegebracht o.b.v. de interesses die een gebruiker heeft, welke collega’s hij / zij volgt en de termen waar men op zoekt. Op deze manier krijgt een gebruiker een overzicht met content die voor hem / haar mogelijk interessant is en hoeft men daar niet naar toe te navigeren maar kan men deze content direct openen. Het blijkt echter in de praktijk dat dit niet voldoende is voor gebruikers maar dat een goede navigatie als fijn wordt ervaren. Aandachtspunten die wij vanuit de praktijk hebben ondervonden is dat een navigatie helder, overzichtelijk, intuïtief en compact dient te zijn. Tevens is het vanuit gebruikers oogpunt van belang dat zij binnen 3 muisklikken bij de content zijn. Bij het inrichten van de navigatie is het daarom van belang om te denken vanuit het praktische gebruik. Een oplossing zoals Wizdom Intranet biedt een speciale “Menu builder” om de navigatie binnen het intranet specifiek in te kunnen richten naar de wensen van de organisatie.

9. Gebruikersadoptie

We kennen allemaal de verhalen dat er een nieuwe tool wordt aangeschaft door een bedrijf en dat gebruikers een training krijgen (als ze die al krijgen) en vervolgens getracht worden met deze tool te kunnen werken. We noemen dit ook wel “een tool over de muur gooien”. Vaak zorgt deze aanpak ervoor dat medewerkers de tool niet gaan gebruiken omdat ze niet weten wat ze ermee kunnen, hoe ze de tool moeten gebruiken en onduidelijk voor ze is wat het gebruik voor voordeel aan ze biedt.

Microsoft heeft jarenlang hun verdienmodel gebaseerd op de verkoop van licenties van afzonderlijke producten, dit doen ze nog steeds maar het verschil is dat gebruikers met de aanschaf van Office 365 veel verschillende tools tot hun beschikking krijgen. Microsoft en wij als partner begrijpen dat dit voor veel gebruikers een schokeffect met zich meebrengt. Eindgebruikers denken bij zichzelf, waar moet ik welke tool voor gebruiken? En wat ik kan met elke tool afzonderlijk en hoe integreren deze tool met elkaar? Microsoft realiseert zich dat bedrijven hun producten / diensten alleen blijven gebruiken wanneer de tools ook daadwerkelijk worden ingezet bij bedrijven en de meerwaarde ervan wordt gezien. Microsoft heeft de Office 365 Adoption Guide uitgebracht voor een succesvolle implementatie van Office 365 waarbij zij zich in het kort richten op drie fases:

  • Envision: Deze fase voer je uit om te bedenken wat de toegevoegde waarde van Office 365 is, waarom wil je het gaan gebruiken? Deze fase bestaat uit drie stappen: een team van belangrijke spelers samenstellen, het identificeren van scenario’s en het vaststellen van een succesplan.
  • Onboard: Binnen deze fase wordt het succesplan uitgevoerd, mensen gaan in deze fase Office 365 gebruiken. Diverse onderzoeken tonen aan dat 80% van de implementatie effort gericht is op mensen en slechts 20 % op de techniek. Microsoft spreekt dit zelf ook zo uit, er is een gedragsverandering nodig om de implementatie van Office 365 succesvol te maken.
  • Drive value: Binnen deze fase zorg je ervoor dat mensen betrokken blijven en je succes creëert op de lange termijn, dit doe je door voornamelijk te meten. Zorg dat je data beschikbaar hebt die kwantitief en kwalitatief op orde is m.b.t. de adoptie van Office 365 gericht op jouw organisatie. Microsoft biedt hiervoor verschillende mogelijkheden, denk aan het Adoption Dashboard (te vinden binnen Power BI), de dashboards binnen de beheercentrums van Office 365. Microsoft biedt tevens een template voor het versturen van vragenlijsten om input vanuit de gebruikers te achterhalen, dit is de Excel survey Adoptie template. O.b.v. de verzamelde informatie vanuit bijvoorbeeld deze survey kan bepaald worden welke communicatie of trainingsactiviteiten ingezet dienen te worden.

Adoptie is geen onderdeel binnen het project, maar adoptie is een apart en continue project binnen de organisatie. Medewerkers dienen in alle fasen van het project betrokken te worden.

10. Cultuur

Mensen houden graag vast aan vaste gewoontes / routines. Het doorbreken van een routine levert vaak weerstand op bij jezelf en bij je collega’s. Doordat een afdeling / organisatie al jaren op dezelfde manier werkt en men niet anders meer weet ontstaat een bedrijfscultuur. Elke organisatie heeft zijn eigen cultuur, binnen een organisatie kunnen zelfs meerdere bedrijfsculturen voorkomen. Cultuur is afhankelijk van verschillende factoren zoals bijvoorbeeld het soort bedrijf (praktisch of kenniswerk), de leeftijd van personen, de verhouding mannen en vrouwen, weet men van aanpakken of wacht men af. Het is van belang bij een implementatie van Office 365 of bij de ondersteuning ervan om de bedrijfscultuur in kaart te hebben. Regels, procedures en beleid zijn in het verleden gemaakt om specifieke redenen, maar de vraag is of deze nog wel actueel zijn. Misschien kan met een andere aanpak hetzelfde resultaat of misschien wel een beter resultaat worden bereikt?

Om technologie effectief in te zetten moet het een integraal onderdeel zijn van een sterke digitale cultuur. Om een nieuw intranet als voorbeeld te adopteren is het van belang dat medewerkers erbij betrokken worden er een adoptieprogramma aanwezig is. Het kritisch en creatief kijken naar slimmere vormen van samenwerken kan veel winst opleveren. Nadat werkprocessen op een andere manier zijn ingericht is het van belang deze te evalueren en te luisteren naar collega’s wat zij ervan vinden en stel waar nodig bij.

Door medewerkers regelmatig te stimuleren en creatieve ideeën uit te wisselen wordt een organisatie slimmer en slagvaardiger, daarnaast heeft het een neveneffect dat medewerkers met meer plezier werken wat bijdraagt aan meer en een beter resultaat.

11. Integratie

Office 365 biedt een scala aan apps zoals SharePoint, Yammer, Teams, Flow, Powerapps, Planner, etc. Eindgebruikers hebben vaak meerdere keuzen qua tooling om hun werk te doen en ze te ondersteunen binnen hun werk. Met bijvoorbeeld de introductie van Teams heeft Microsoft eraan gewerkt om 1 app aan te bieden waarmee het mogelijk is andere apps in de vorm van kanalen en tabbladen toe te voegen zodat je werkt vanuit 1 app als “verzamelpunt”. Teams zou je kunnen zien als een oplossing om de diverse apps met elkaar te integreren.

In het verleden werden er vaak door ontwikkelaars maatwerk koppelingen gemaakt tussen diverse systemen. Bijvoorbeeld als er een bericht geplaatst werd op Yammer wilde men dit op SharePoint op het intranet ook zichtbaar hebben. Office 365 heeft tegenwoordig apps als Flow en Powerapps, met Flow is het mogelijk processen te automatiseren, ook binnen meerdere systemen. Een voorbeeld is bijvoorbeeld dat wanneer een mail met een bijlage binnenkomt binnen Outlook, dat deze bijlage automatisch in een SharePoint bibliotheek wordt geplaatst.

Met Powerapps is het mogelijk data vanuit verschillende systemen op te halen en weg te schrijven. Powerapps zou je tevens kunnen zien als een vervanging van InfoPath. Een voorbeeld is bijvoorbeeld een Powerapp die opent bij het maken van een nieuw item in SharePoint waarbij je gegevens van een klant wilt ophalen en opslaan in SharePoint die zich bevinden in CRM. Powerapps kun je daarom ook zien als een onderdeel dat integratie verzorgt tussen de verschillende systemen.

De “nieuwe digitale werkplek” zoals we deze kunnen aanbieden m.b.t. Office 365 brengt meerdere business applicaties samen. Eindgebruikers kunnen vanaf het “de nieuwe digitale werkplek” / intranet gemakkelijk een chat starten via Skype for Business, hun e-mail online openen, een document opslaan in hun OneDrive etc. Middels de inzet van de “nieuwe digitale werkplek” wordt het “intranet” gebruik verhoogt, wordt content samengevoegd en verrijkt en zijn de analyse mogelijkheden onbeperkt.

Wilt u meer informatie over een intranet / “de nieuwe digitale werkplek” binnen Office 365 of bent u benieuwd naar wat Wizdom voor u zou kunnen betekenen, neem dan contact met mij op.

Tevens kunt u ook bij Oxineo terecht voor Office 365 consultancy, beheer vraagstukken en helpen wij u graag verder bij de inzet van Document Management, Record Managmeent, Enterprise Content Management en ontwikkelvraagstukken.

Leave a Reply

Neem contact met ons op

OXINEO
Postbus 605
5000 AP Tilburg

T: 0418-510570 
E: contact@oxineo.nl