Wat doet een intranet?

Veel medewerkers denken bij intranet aan een nieuwsvoorziening. Anderen zien het als een hulpmiddel om met collega’s samen te werken. Sommigen zijn niet zo uitgesproken, maar komen uiteindelijk met een lijst van specifieke processen. Ze vertellen hierin dat intranet ze toegang geeft tot handleidingen, formulieren of briefingmateriaal voor nieuwe werknemers. En een laatste groep voegt daaraan toe dat een intranet ze eenvoudigweg vertelt wat er in de personeelskantine op het menu staat.

Een van de mooie dingen van een intranet is dat het heel veel services en apps levert aan medewerkers, en dat allemaal op één plaats samengebracht. Een goed intranet is namelijk veelzijdig en flexibel. Ja, het verzorgt de interne communicatie, maar het helpt medewerkers ook bij hun werkzaamheden.

Het leveren van een goed platform met services en apps biedt grote mogelijkheden en voordelen!

Om deze reden zijn apps belangrijk voor het intranet

De voordelen van essentiële apps en services op het intranet is dat ze:

  • Op één plek zitten en gemakkelijk vindbaar en toegankelijk zijn voor medewerkers.
  • Leegtes opvullen die door andere systemen worden opengelaten.
  • Kostenverlagend zijn wanneer ze de oude systemen vervangen.
  • De taken verbeteren dankzij digitalisering, zoals: e-mail, spreadsheets of zelfs papier.
  • De stapels e-mail terugdringen.
  • Het gemakkelijker maken nieuwe functionaliteiten toe te voegen, naar gelang de behoefte.
  • De gebruiksvriendelijkheid kunnen verhogen.

En dat zijn nog maar een paar essentiële services en apps die op een goed intranet aanwezig horen te zijn. Natuurlijk vindt u die allemaal terug in het Wizdom intranet.

Grip houden op projecten

Voor organisaties zou het belangrijkste moeten zijn om grip te houden op projecten. In de praktijk werkt het personeel echter niet met programma’s die hun werk vergemakkelijken of efficiënter maken. Wanneer ze het intranet zouden gebruiken voor projectmanagement, dan heeft dat vele voordelen. Immers, alle medewerkers kunnen gebruik maken van de relevante functionaliteiten.

Een goed intranet zou de veilige thuishaven moeten zijn waar personeelsleden documenten kunnen raadplegen. Hier zien ze wat ze moeten doen, kunnen de agenda inzien, kunnen in- en uitklokken bij bepaalde taken, prestaties bekijken en contactinformatie raadplegen. Het is ook de plaats om team communicatie en samenwerking te stroomlijnen.

Een project via intranet betekent dat iedereen hetzelfde overzicht heeft, in contact blijft en de focus houdt op het project en de daaraan gerelateerde taken.

Raadpleeg grote collecties aan officiële documenten

Iedereen moet erop kunnen vertrouwen toegang te hebben tot de meest actuele versies van een officieel document. Ze moeten over de meest actuele documentatie, zoals handboeken en richtlijnen, kunnen beschikken. Een intranet zou tot de belangrijkste documenten toegang moeten geven. De meest actuele versies van documentatie zouden op een opvallende plaats moeten worden ondergebracht.

Deze documentatie bespaart tijd, omdat medewerkers weten waar ze kunnen vinden wat ze nodig hebben. Bovendien voorkomt dat risico’s, wanneer ze per ongeluk de gedateerde richtlijnen en beleidsregels raadplegen.

Gemakkelijk aanvraagformulieren invullen

Normaal gesproken moeten medewerkers bij hun leidinggevenden verzoeken indienen, bijvoorbeeld in het geval van een vakantieaanvraag of het aanvragen van een nieuwe laptop. Of bijvoorbeeld het boeken van de catering voor een meeting. Soms wordt dit per e-mail gedaan, en soms via het invullen van een aanvraagformulier.

Een goed intranet biedt medewerkers gemakkelijk toegang tot al deze formulieren. Dat zorgt dat zowel leidinggevenden als personeel sneller kunnen werken. Een intranet moet de werkzaamheden flexibiliseren via gebruiksvriendelijke formulieren, toepasbaar voor een grote variatie aan scenario’s.

Nieuwe medewerkers verwelkomen

Voor een nieuwe medewerker kan het overweldigend zijn om de weg te vinden binnen de organisatie. Veel informatie is beschikbaar en dit is vaak te veel om allemaal in een keer te absorberen. De lijst aan formulieren kan eindeloos lijken, wat ook geldt voor de hoeveelheid collega’s om kennis mee te maken.

Een goed intranet maakt die hele inwerkperiode veel gemakkelijker voor nieuwkomers en dus ook efficiënter voor de organisatie. Een speciale ‘onboarding site’ biedt een link naar veel van de informatie die relevant is voor nieuwe medewerker, zoals checklists en taken.

Zo wordt de benodigde informatie geboden voor de nieuwe medewerker en over collega’s. Ook kunnen ze hier belangrijke formulieren invullen. Iedereen heeft voordeel bij zo’n ‘onboarding program’.

Vind experts en breng teams samen

Hoe vaak worstelde u om de juiste persoon te vinden die uw vraag kon beantwoorden? Hoe lang duurde het voordat u een team bij elkaar kon brengen voor een nieuw klantenproject?

Zoeken naar die expert in een niche kan ontaarden in een zoektocht naar een speld in de hooiberg. Het is tijdverslindend en kan op niks uitlopen. Een goed intranet maakt het gemakkelijker zoeken. Medewerkers zijn vindbaar op basis van hun expertise, dat helpt om personen te vinden op het moment dat zij nodig zijn.

De potentie van sociaal netwerken geeft ook de mogelijkheid om vragen te stellen binnen het netwerk. Het vinden van experts en bijeenbrengen van teams kan hierdoor een ‘makkie’ zijn.

Richt de IT-helpdesk in

Het inrichten van de IT-helpdesk vraagt normaal gesproken om speciale software, waarin medewerkers verzoeken in kunnen dienen, een ticketnummer krijgen en zien wat de voortgang is van hun verzoek. En wie dit via een intranet doet, kan naast FAQ’s ook tickets of vragen presenteren op het intranet samen met ondersteunende content en kan zelfs een community opzetten voor extra support.

Wij zijn er nog niet, maar de applicatie zal steeds geavanceerder worden.

Het weekmenu

Omdat we weten hoe deze intranetfunctie in de smaak valt, bouwden we mogelijkheden in om het menu van de personeelskantine op een ‘smaakvolle’ manier te presenteren.

Intranet is dé plaats voor apps

Het intranet is de centrale plek binnen de digitale werkplaats, en de perfecte plek voor essentiële apps en services welke gemakkelijk te gebruiken zijn door het personeel.

Dat vergemakkelijkt het dagelijkse werk voor de medewerkers, maar het zorgt ook voor veel meer efficiëntie en kostenbesparing. Als je kiest voor een nieuwe intranet-oplossing, of de huidige aan het verbeteren bent, is het waard om te onderzoeken of je bepaalde apps en services in ons intranet terug kunt vinden.

Leave a Reply

Neem contact met ons op

OXINEO
Postbus 605
5000 AP Tilburg

T: 0418-510570 
E: contact@oxineo.nl